Changement de nom d'adresse mail

Service Informatique - CSSB

Mise-à-jour le 12 March 2024, 3 minutes de lecture

1. Explications
2. Dénominations
3. Procédure

Explications

Dans un objectif de simplification , certaines adresses mail peuvent être renommées avec des noms plus courts (ex : vicepresident.delegue.timbuktu@cssb.fr =>vicepresident.timbuktu@cssb.fr). Le changement n’est pas simple, et nécessite différentes manipulations, que ce soit de la part du Service Informatique mais aussi de votre part.

Afin que cette transition se fasse avec le plus de douceur possible, voici les quelques étapes à suivre …

Dénominations

• old@cssb.fr : l’ancienne adresse email
• new@cssb.fr : la nouvelle adresse email
• le RéMI : Référent Moyens Internet

Procédure

Étape 1 : Création de la nouvelle adresse mail

new@cssb.fr est crée par le RéMI, et un mail pour l’initialisation du mot de passe est envoyé à old@cssb.fr. new@cssb.fr est ajoutée sur les mailings listes auquelles était inscrite old@cssb.fr, et un compte Google associé à new@cssb.fr est créé.

Lorsque vous recevez le mail d’initialisation du mot de passe, pensez au plus simple : utiliser le même que celui de l’ancienne adresse mail

Étape 2 : Prise en main

Peut après la réception du mail d’initialisation de mot de passe sur old@cssb.fr, le ReMi envois un mail pour indique que l’étape 1 est finie, et donne par la même occasion le mot de passe du compte Google associé à new@cssb.fr.

Dès lors, le détenteur (ou la détentrice) de old@cssb.fr peut transférer les mails, dossiers et contacts sur new@cssb.fr, et se connecter au compte Google associé. Aussi, il peut mettre en place sa nouvelle signature sur new@cssb.fr.

Cette étape se fait assez facilement si vous utilisez Thunderbird, Outlook ou équivalent. Si vous ne savez pas trop comment faire, simplement prendre un RdV en visio avec le RéMI pour effectuer la manipulation …

Étape 3 : Transferts

Une fois new@cssb.fr et le compte Google pris en main par leur détenteur, le RéMI effectue les manipulations suivantes :

1. transfert automatique des emails de old@cssb.fr à new@cssb.fr,
2. mise en place d’un message d’avertissement lorsque un mail est envoyé à old@cssb.fr,
3. suppression de old@cssb.fr de toutes les mailings listes auxquelles elle était inscrite
4. transfert des droits Google drive au nouveau compte, en particulier :
   • documents dont le RéMI est propriétaire => par le RéMI
   • documents dont old@cssb.fr est propriétaire => transférer la propriété à new@cssb.fr
   • documents dont un autre compte est propriétaire => demander le transfert des droits à la personne détenteur du compte propriétaire
5. envois d’un email à tous@cssb.fr pour indiquer le changement

Noter quelque-part sur un document de transfert partagé (tableur administratif) l’état du transfert, et les documents encore non transférés

Autre détail important : vérifier les transferts pour d’éventuels autres services, comme :

• HelloAsso
• e-Brigade
• CIC
• …

Étape 4 : Mise en bière

Quelques mois après la mise en place de l’étape 3, une fois que tout les transferts de droits Google ont été effectué et vérifié, alors l’ancienne adresse peut être officiellement supprimée, ainsi que le compte Google associé .

Cette étape est effectuée par le RéMI, après validation du détenteur de new@cssb.fr et notification au président.